Hoe voer je een slechtnieuwsgesprek? 5 tips voor moeilijke momenten

Moeilijke momenten op het werk zijn niet te vermijden. Zeker als je een leidinggevende functie hebt, moet je op enig moment iemand duidelijk maken dat hij of zij bijvoorbeeld niet naar tevredenheid functioneert of om een andere reden moet afvloeien. Een lastig moment voor de ontvangende partij, maar ook voor jou. Hoe kom je door die moeilijke momenten heen? Wij verzamelden vijf tips voor als het zover is.

1. Zorg dat je er klaar voor bent

Een goede voorbereiding is voor een slechtnieuwsgesprek extra belangrijk. Als jij niet 100% zeker weet welke boodschap je moet brengen, kun je hem ook niet duidelijk overbrengen. Zorg dat je een paar onwankelbare en feitelijke argumenten paraat hebt die de boodschap ondersteunen. Verplaats je alvast in de persoon die je gaat spreken en bedenk wat de reactie zou kunnen zijn, zodat je je daarop kunt voorbereiden. Ten slotte: prent jezelf in dat de boodschap vaststaat. Hoe de reactie ook zal zijn, de uitkomst blijft hetzelfde.

2. Doe het snel, kort en duidelijk

Als het eenmaal zover is, kun je het maar beter snel, kort en duidelijk doen. Dus geen praatje over koetjes en kalfjes vooraf – dit kan de ander alleen maar laten denken dat het een positief gesprek wordt en dan valt de boodschap extra tegen. Maak meteen duidelijk dat het geen gezellig onderonsje wordt – niet alleen in woorden, maar ook met je toon, gezichtsuitdrukking en lichaamshouding.

Heb je de boodschap eenmaal gebracht, houd het gesprek dan ook kort. Ga niet in discussie en treed niet te veel in detail. Ook niet doen: zeggen dat je het zelf ook moeilijk vindt of valse hoop bieden. Door alle emoties kan het wel nodig zijn om wat je hebt gezegd nog een keer samen te vatten of te herhalen. Aan het einde van het gesprek mag er geen enkele twijfel meer bestaan over wat er is verteld.

3. Toon begrip voor de reactie die je krijgt

Dat je je niet door emoties moet laten meeslepen, betekent niet dat het je niet uit mag maken hoe het nieuws op de ander overkomt. Als het goed is, heb je je hier ook op voorbereid (zie punt 1). Hoewel het geen goed idee is om iemand als troost onbedoeld valse hoop te geven, kun je wel aangeven dat je begrip hebt voor de reactie. Alleen benoemen dat je ziet dat iemand boos of teleurgesteld is, kan ook. Vaak is even helemaal niets zeggen nog het beste. De ander kan de tegenvaller dan even laten bezinken of stoom afblazen.

4. Richt de blik op de toekomst

Als de ergste emoties zijn gezakt, kun je het gesprek het beste voortzetten vanuit het idee “hoe nu verder?” Geef bijvoorbeeld aan dat je wilt meedenken over de mogelijkheden, geef informatie over het sociale plan en maak duidelijke afspraken over de afwikkeling. Wanneer gaat de nieuwe situatie in? Moeten er nog anderen ingelicht worden en wie gaat dat doen? Een afspraak maken voor een vervolggesprek hierover kan natuurlijk ook.

5. Plan slim

Deze laatste tip sluit eigenlijk aan bij de eerste. Plan de praktische kanten van het gesprek slim. Na het lezen van bovenstaande kun je je voorstellen dat het fijn is om voor het gesprek de tijd te hebben om je voor te bereiden. Na het gesprek heb je misschien even een adempauze nodig. En ook voor het gesprek zelf moet je genoeg tijd inplannen om alles duidelijk te bespreken. Kies voor een ruimte die privacy biedt en zorg ervoor dat je niet wordt gestoord – ook niet telefonisch. Een ongewild gesprek over koetjes en kalfjes in de wandelgangen kun je voorkomen door je gesprekspartner niet op te halen, maar naar jou toe te laten komen.

 

Je kunt deze tips natuurlijk ook gebruiken als je nee moet verkopen aan een klant, een sollicitant moet afwijzen of een werknemer moet vertellen dat die promotie of die aangevraagde vrije dagen niet doorgaan. Het principe blijft hetzelfde: snel, kort, duidelijk – en dan vooruitkijken.