Rust in je hoofd en aan de slag met Getting Things Done

Rust in je hoofd en aan de slag met Getting Things Done

Ken je dat gevoel? Je hoofd zit zo vol met allerlei dingen die je moet of wil doen, dat je juist helemaal niets meer gedaan krijgt. Volgens David Allen is dat niet zo verwonderlijk: ons hoofd is niet gemaakt om al die taken en plannen te onthouden. Om je te leren hoe het dan wel moet, ontwikkelde hij de methode Getting Things Done (GTD). En omdat we allemaal wel wat meer rust in ons hoofd willen, geven we je hieronder een spoedcursus: van denken naar doen in vijf stappen.

 

Volgens David Allen kun je in vijf stappen van een vol hoofd naar productiviteit komen:

 

1. Inventariseren: leg vast wat er allemaal in je hoofd omgaat. Al die to-do’s, van een belangrijke sollicitatie tot een verjaardagskaart voor je tante – leg het vast! Waarschijnlijk maakt dit je hoofd al wat opgeruimder, omdat je niet meer bang hoeft te zijn dat je iets vergeet. Alleen dat al zorgt ervoor dat je effectiever kunt werken.

 

2. Beoordelen: filter nu eerst de taken eruit die niet reëel of relevant zijn. Weg ermee! Als je er bewust en onderbouwd voor kiest om ze niet op te volgen, kun je ze ook uit je hoofd zetten, met als gevolg nog meer rust in je hoofd. Dingen die in de toekomst wel relevant gaan worden, kun je te zijner tijd inplannen in je agenda en daarna loslaten.

 

Van de taken die overblijven, bepaal je wat de eerste stap is die je moet zetten om ze uit te voeren. Kost die stap minder dan twee minuten? Doe het dan meteen. Dan hoef je die stap niet eens meer op een lijst te zetten. Duurt het langer? Kijk dan eerst of je de taak kunt delegeren en maak een lijst van alle dingen die je hebt gedelegeerd. Daar hoef je op dit moment niets aan te doen, behalve in de gaten houden wanneer de ander de taak heeft uitgevoerd. Reële en realistische taken die je niet kunt of wilt delegeren, krijgen een plek op je to-do-list (die je bijvoorbeeld kunt beheren in een notitieprogramma of je agenda).

 

3. Organiseren: waarschijnlijk heb je nu een flinke algemene takenlijst. Tijd om daar orde in te scheppen! Sorteer de taken soort bij soort in specifieke lijsten, zoals te plegen telefoontjes, te beantwoorden mailtjes en administratieve taken. Zo kun je, als je telefoontjes gaat plegen, die heel efficiënt allemaal achter elkaar afhandelen. Het kan ook nuttig zijn om taken bij elkaar te zetten die bij één project horen, zodat je overzicht hebt als je tijd uittrekt om aan dat project te werken. Het kan dus zijn dat bepaalde taken op meerdere lijstjes komen te staan.

 

4. Evalueren: duik niet zonder om te kijken in je taken, maar neem regelmatig een stap terug om te overzien of je goed bezig bent. Plan minstens een keer per week tijd in om je lijstjes onder de loep te nemen. Zijn er nieuwe taken bij je opgekomen, die je eventueel al op de algemene takenlijst hebt gezet? Geef die dan nu een plek op een specifieke lijst. Heb je een eerste stap voltooid? Streep die dan af en bepaal wat de volgende stap moet zijn.

 

5. Doen: hier gaat het natuurlijk allemaal om. Als je dit overzicht eenmaal hebt, is het een kwestie van doen. Kies een lijst en zet die stappen!

De kern van GTD

De kern van Getting Things Done zit hem dus eigenlijk in twee dingen: bepalen welke acties je wel en niet moet uitvoeren en het opbreken van die acties in stukjes, waarbij je je steeds richt op de eerstvolgende stap die je moet zetten.

 

Wil je meer weten over Getting Things Done? Kijk dan op gettingthingsdone.com of lees het gelijknamige boek van David Allen. Of gebruik jij GTD al? Dan horen we graag van je hoe het voor jou werkt. Laat je het ons weten op onze Facebookpagina?