Houd je mailbox in toom (ook rondom je vakantie)

Houd je mailbox in toom

 

Stroomt jouw mailbox ook sneller vol dan je e-mails kunt verwerken? Dan ben je zeker niet de enige. Tijdens gewone werkweken valt het al niet mee om je mailbox in toom te houden. En dan hebben we het nog niet eens over de vloedgolf aan e-mails die zich tijdens je vakantie opstapelt. Helemaal voorkomen kun je die overvloed niet. Maar we hebben vijf tips voor je waarmee je de stroom kunt indammen – plus wat extra tips voor je vakantie. Begin meteen om het hoofd boven water te houden.

1. Gooi nutteloze e-mails meteen weg

Van sommige e-mails weet je direct dat je er niets mee gaat doen. Gooi ze dan meteen weg. Nog beter: zorg dat ze voortaan niet meer binnenkomen. Meld je af voor nieuwsbrieven, automatische meldingen van social media en andere e-mails die je altijd weggooit zonder ze te openen. Voor e-mailings waarvoor je je (tegen de regels in) niet kunt afmelden, kun je in de meeste e-mailprogramma’s wel een regel aanmaken die ze automatisch naar een bepaalde map of naar de prullenbak verplaatst.

2. Beantwoord korte vragen meteen

Ook met e-mails die een korte vraag bevatten kun je korte metten maken. Houd de volgende regel aan: als je een e-mail binnen twee minuten kunt beantwoorden, doe dat dan meteen. Daarna kun je de e-mail archiveren. Maak hiervoor mappen aan waarin je gericht kunt zoeken als je een bepaalde e-mail nodig hebt. 

3. Archiveer e-mails zonder actiepunt

Ontvang je een e-mail waarmee je niets hoeft te doen, maar die je wel moet bewaren omdat er informatie in staat die je later nodig kunt hebben? Archiveer die dan meteen.

4. Plan e-mailtijd in

Als je punt 1,2 en 3 consequent uitvoert, staan in je inbox alleen nog e-mails waarmee je iets moet doen dat meer dan twee minuten kost. Hiervoor plan je tijdsblokken in je agenda in. Je weet waarschijnlijk al dat het verstandig is om je e-mail niet voortdurend, maar slechts een paar keer per dag te bekijken. Het verwerken van e-mails kun je hier mooi mee combineren.

 

Als het langere tijd duurt voordat je een bepaalde e-mail denkt te kunnen beantwoorden, kun je de afzender laten weten binnen welke termijn hij of zij een antwoord kan verwachten. Zo voorkom je meteen nieuwe e-mails met de vraag of je de e-mail hebt ontvangen.

5. Verander je eigen e-mailgedrag

Een betere wereld begint bij jezelf en dat geldt ook voor je mailbox. Kijk eens wat je aan je eigen e-mailgedrag kunt verbeteren: gebruik bijvoorbeeld vaker de telefoon of WhatsApp om eindeloos heen en weer mailen te voorkomen. Wees zeer terughoudend met mailen en beantwoorden naar meerdere mensen tegelijk en vraag anderen dat ook te doen. 

Je mailbox rondom je vakantie

Tijdens en direct na je vakantie is het behouden van overzicht in je inbox een nog grotere uitdaging. Voor veel mensen is het openen van de e-mail op de eerste werkdag meteen al een flink stressmoment. Houd de schade beperkt door van tevoren te laten weten dat je op vakantie gaat en in die periode geen e-mails zult beantwoorden. Dit kun je makkelijk doen door dit in de automatische handtekening onder al je e-mails te zetten.

 

Tijdens je vakantie kun je een automatisch antwoord instellen waarin je hetzelfde vermeldt. Plan na je vakantie tijd in voor de extra e-mails die je ondanks deze maatregelen ongetwijfeld toch te verwerken zult hebben. Als je in die ingeplande tijd bovenstaande stappen toepast, heb je snel weer overzicht en kun je dat opgeruimde vakantiegevoel hopelijk nog lang vasthouden.

 

Wat doe jij om je mailbox in toom te houden? Laat het ons weten op onze Facebookpagina.