Effectief communiceren met collega’s: voorkom misverstanden, ergernissen en tijdsverlies

Communiceren met collega's

Collega’s die nooit doen wat er is afgesproken of ronduit irritant zijn - bijna elke professional heeft er wel eens mee te maken. Niet iedereen kan nu eenmaal goed met elkaar samenwerken of opschieten. Omdat je andere mensen niet kunt veranderen, kun je het beste bij jezelf nagaan wat je wél kunt doen om misverstanden, ergernissen en tijdsverlies te voorkomen. Communicatie is daarbij het sleutelwoord. Daarom geven we je in deze blog de drie belangrijkste tips om effectief te communiceren met collega’s.

1. Wees duidelijk in wat je zegt

Baal je ervan dat collega’s afspraken niet nakomen? Ga dan eens na of jullie wel dezelfde ideeën hebben over wat er is afgesproken. Is er bijvoorbeeld duidelijk afgesproken dat een rapport vrijdag af zal zijn, of heb je woorden gebruikt als ‘eigenlijk zou het dan af moeten zijn’, ‘heb jij misschien tijd om…’ of ‘het zou fijn zijn als…’? Als je de boodschap op die manier afzwakt, heeft de ander misschien helemaal niet in de gaten dat je ongeduldig op dat rapport zit te wachten.

 

Zwak dus niet zelf al je eigen boodschap af. Let er ook op dat je taalgebruik voor de ander duidelijk is: gebruik geen onnodige vaktermen of andere woorden die voor onduidelijkheden kunnen zorgen. Om er helemaal zeker van te zijn dat je duidelijk bent geweest, kun je gemaakte afspraken na een gesprek het beste schriftelijk bevestigen. In duidelijk bewoordingen dus.

2. Praat niet alleen, maar luister ook

Heb jij ook zo’n collega die nooit een mond opendoet? Misschien voelt hij of zij zich niet gehoord op de werkvloer. Communicatie gaat namelijk niet alleen om praten – echt luisteren is ook essentieel. Alleen door te luisteren, kom je erachter of iedereen op één lijn zit. Dat doe je door middel van het principe LSD: luisteren, samenvatten en doorvragen.

 

Voor luisteren is geduld nodig. Laat zien dat je naar de ander luistert (niet intussen op je telefoon kijken dus) en stel vragen om te laten zien dat je geïnteresseerd bent. Veronderstel niet dat je al weet wat de ander gaat zeggen, maar laat hem of haar uitpraten. Koppel dan terug, bijvoorbeeld met: “Dus als ik het goed begrijp…” Zo weet je zeker dat jullie hetzelfde bedoelen.

3. Verplaats je in de ander

Je verplaatsen in een ander kan de scherpe kantjes van veel irritaties op de werkvloer weghalen. Mensen zijn mensen. Ze kunnen onder bepaalde omstandigheden reageren op een manier die in eerste instantie vreemd lijkt, maar met wat meer achtergrondkennis heel begrijpelijk is.

 

Probeer je daarom af en toe te verplaatsen in de gevoelens en standpunten van een ander. Lichaamstaal kan daarbij helpen: is iemand onzeker, of voelt hij of zij zich aangevallen? Als dat niet genoeg is, kun je de weerstand of desinteresse die je bij een ander ziet ook benoemen. Vraag of het klopt wat je ziet, en wat daarvoor de reden is. Zo maak je het bespreekbaar en wordt het makkelijker om samen tot een overeenkomst te komen over wat er moet gebeuren, zeker als het je ook nog lukt om open te staan voor alternatieven.

Leestip: Ik ben oké, jij bent een sukkel

Heb je na het opvolgen van deze tips nog steeds last van irritante collega’s? Lees dan het boek Ik ben oké, jij bent een sukkel van Berthold Gunster. Volgens de auteur moet je een irritante collega of bemoeizuchtige baas vooral niet proberen te veranderen. Je kunt het beter ‘omdenken’ en je voordeel doen met hun gedrag. Hoe dat kan, lees je in dit humoristisch geschreven boek.

 

Hoe ga jij om met irritaties op je werk? Laat het ons weten op onze Facebookpagina.