Meester in de clean desk policy in vijf stappen

Clean desk policy

Het is zo verleidelijk. Je legt ‘even’ iets op je bureau en al gauw wordt dat ‘even’ een dag of een week. De week daarna ontstaat aan de andere kant van je bureau een nieuw stapeltje. Na een tijdje ligt je hele bureau vol en merk je dat je regelmatig iets kwijt bent. Dat moet ergens op je bureau liggen… Een clean desk policy maakt een einde aan deze valkuil. En ook jij kunt in vijf stappen een ‘clean desk master’ worden!

De voordelen van een clean desk policy

Een clean desk policy wordt vaak door het management opgelegd en stuit soms op flinke weerstand. Toch pluk je zelf als eerste de voordelen van zo’n opgeruimd bureau. Je hoeft namelijk nooit meer al je stapeltjes te doorzoeken, omdat je iets belangrijks kwijt bent. Ook raak je minder snel afgeleid door wat er allemaal rondslingert en zal je dus effectiever kunnen werken.

Op bezoekers maakt jullie kantoor met al die opgeruimde bureaus ook een veel betere indruk. Om nog maar niet te spreken van de indruk die je achterlaat bij je leidinggevende. Bovendien hoef je je geen zorgen te maken dat onbevoegden gevoelige informatie onder ogen krijgen, omdat die zomaar op je bureau te zien is. Voor schoonmakers is een leeg bureau ook veel gemakkelijker, waardoor ook de schoonmaakkosten worden gedrukt.

Omschakelen in vijf stappen

Hoe schakel je om van een werkwijze met stapeltjes naar een clean desk? Daarvoor doorloop je deze stappen:

  1. Ga digitaal. Alles wat je niet print, kopieert of op een notitieblaadje krabbelt, komt ook niet op je bureau terecht. In plaats daarvan kun je digitale notities maken in programma’s als Evernote. Documenten lezen kan ook op het scherm – en er opmerkingen aan toevoegen ook. In plaats van kopiëren en uitdelen, kun je een bestand ook mailen. Bestaande papieren documenten kun je scannen als ze bewaard moeten blijven. Let op: zorg wel voor een goede backup-routine en een systeem waarmee bestanden gemakkelijk terug te vinden zijn.
  2. Op deze manier werk je al heel wat papierwerk wegwerken. Daardoor zal je bureau al een stuk leger zijn. De rest ga je scheiden: wat heb je echt nodig, en wat kan weg? Wees streng en kies bij twijfel voor weggooien.
  3. De overgebleven spullen bewaar je soort bij soort op een vaste plek. Zo wordt het meteen gemakkelijker om ze te vinden en na gebruik weer op te ruimen.
  4. Dan is het tijd voor het schoonmaken van je bureau. Dat gaat een stuk beter nu er nog maar weinig spullen op liggen. En omdat voorkomen beter is dan genezen: voorkom morsen door niet te eten aan je bureau. Drink je uit een flesje, doe dan steeds de dop erop.
  5. Maak nu een gewoonte van 3 dingen. Leg ’s morgens alleen op je bureau wat je die dag nodig hebt, scherm gevoelige informatie (ook op je beeldscherm) altijd af als je wegloopt bij je bureau en ruim je werkplek aan het einde van je werkdag altijd weer op.

Wat blijft er over?

Wat mag er dan nog wel op je bureau blijven? Eigenlijk alleen wat je die dag nodig hebt. In veel gevallen zullen dit een monitor, toetsenbord, muis en telefoon zijn. Maar als jullie alleen met laptops en smartphones werken, hoeft zelfs dat niet. Jullie kantoor is daarmee meteen een stap dichter bij het werken met flexplekken, want je kunt in principe gewoon aanschuiven bij elk leeg bureau. Heb je wel een eigen bureau en wil je daar toch iets op neerzetten, dan zou dat een pennenbakje kunnen zijn als je elke dag schrijfgerei nodig hebt, of een bakje voor alle papieren die je die dag moet verwerken.

 

Hoe ‘clean’ is jouw bureau? Laat het ons weten op onze Facebookpagina.